由于工作的关系，我经常要通过Excel工作表上报各类数据信息，这些数据经过逐级汇总之后，时常会达到几万甚至几十万行，往往需要汇总导入到数据库信息系统进行管理，而数据库又不同于电子表格，对数据有效性的检查较为严格，如果我们在Excel数据表上报之前，不认真进行数据格式的自查自纠，就可能给上一级的数据汇总入库工作带来麻烦，希望我用教训换回的一点经验能为大家的数据上报工作提个醒。

一、多余空格请删掉

    在我们输入各类数据信息的过程中，有时会不小心输入多余的空格，例如将“刘洋”输入为“刘口洋”或者“刘口口洋”等，虽然在打印校对的时候不会出现任何问题，但是导入数据库之后在进行数据查询修改的时候就会出问题，因为对于计算机而言，  “刘洋”与“刘口洋”就是两个完全不同的字符串，你会发现根本查不到“刘洋”这个人。

    为了避免出现这种情况，原始Excel工作表在导入数据库之前，往往都要进行空格删除操作。具体操作方法如下：这里以Excel 2007为例，首先选中可能包含多余空格的数据区域，同时按下Ctrl+F键，打开“查找和替换”对话框，然后在“查找内容”处输入一个半角空格（如图1），在“替换为”处不输入任何内容，单击“选项”按钮，设置“搜索方式”为“按列”，“搜索范围”为“值”，单击“全部替换，，，即可完成所有多余空格的删除操作。

小提示：
如果我们录入的信息中包含有“x的身份证号，也需要采用查找替换的方法，将它们全部修改为“X”，否则也会给数据的汇总入库操作带来不必要的麻烦。

二、不要轻易用撇号

    通常情况下，在单元格中直接输入首位为0的数字时，它自动会将前面的0省略，只显示非0开始的部执如果碰到这种情况，错误的解决方法是先输入撇号“‘”然后再输入数字（如图2）；正确的解决方法则是先选中对应的数据列，右击执行“设置单元格格式-数字-文本”命令，将单元格设置为文本格式，然后再输入以0开头的数字。

    如果我们的Excel数据表由不同的用户输入，这两种情况就可能同时存在，而以撇号“”，开头的数字是无法直接导入数据库的，会出现类型不匹配的错误提示。因此在上报信息之前，需要将它们全部删除，上述查找替换的删除方法在这里并不适用，我们需要先复制可能包含撇号“‘”，的数据列，在工作表的其它空白数据列处，右击执行“选择性粘贴-数值”命令，“‘”，将会被全部删除，然后再将这部分数据复制粘贴到原来位置即可。

三、数据范围很重要
    在我们大批量录入数据的过程中，难免会发生一些小差错。为了将类似的输入讹误尽量消灭在萌芽状态，我们可以在输入初始数据信息的时候，就对相应的数据区域设置条件格式，一旦出现超越有效范围的数字，就会立即显示特殊的样式，以便于我们及时发现和修改。

    例如，我校学生的出生日期一般都在1990年到2000年之间，年龄一般都在15与25之间，我们可以先选中对应的数据区域，执行“开始-条件格式-突出显示单元格规则-其它规则”命令，打开“新建格式规则”对话框，选择“只为包含以下内容的单元格设置格式”项，将出生日期未介于“1990-1-1”与  "2000-12-31”之间的输入数据设置为红色、加粗等突出显示格式，以便于我们及时发现并更正输入错误  （如图3）。

    在我们平时使用Excel进行各类数据采集的过程中，应该养成规范的数据录入习惯，严格按照各种规定说明进行相关操作，唯有如此才能降低工作表导入到数据库的难度，为他人的数据汇总节省时间，相信与人方便终究也会与己方便！