用Word写文章排版，这对于一般人来说是一件太容易的事情，只要会录入汉字，能分出段落和留出段前空格，插入想要的图片，一篇像模像样的文章就产生了。然而，就在像模像样文章产生的同时，一些影响效率的不良排版习惯也在不知不觉中养成了。本文就用户在用Word或WPS排版过程中经常犯的一些“畸形”排版操作法列举几例，希望大家引以为戒，有则改之，无则加勉。

    （1）缩进对齐技巧
    笔者常常会收集一些Word或WPS写的文档，文章版式看起来像模像样，而一旦发现其中有错误，需要改正的时候，问题就来了—当你将文章的字体整体调整到更大一号的时候，你会发现每个段落的开头并不是空两格了，有时候多余两个汉字位，有时候少于两个。当你在文章的大标题、小标题文字上做修改，增加或删除了内容之后，你会发现，标题不是太靠前，就是太靠后了。

    这是为什么呢？原来是空格犯错。这些用户均是用空格作为“万能武器”来应对段落缩进和标题居中的问题。知道症结所在，就不难找到解决的办法了。

    若是使用WPS 2012，先通过“开始”按钮选择“段落”分组右下角的小箭头图标，激活“段落”设置窗口；在“度量值”下右侧下拉列表中选择度量单位为“字符”，“特殊格式”一项选择“首行缩进”，“度量值”选择为2，选择之后按“确定”，如图1所示。这样设置之后，每个自然段在回车之后就会自动空两个汉字的位置，不用人为去输入首行空格了。

    标题居中、段落左右对齐也不用很麻烦地每次都去人为地设置，也有更省事的办法：仍然到“段落”设置窗口，依次在“常规”一组的“大纲级别”下拉列表框中选择“正文”“1级”“2级”...... “9级”，然后分别设置左侧的“对齐方式”，对于正文我们选择“左对齐”或“两端对齐”，而对于1到9级标题，通常版式是选择“居中对齐”，如图2所示。这样设置之后，当你输入各级标题或正文并应用了这种样式后，各自的对齐便自动完成，不需要人为去设置或调整了。

    （2）分隔排版技巧
    一次下载了一本维修资料，在第一章中发现有一段内容重复，删除之后，发现第二章主动跑到第一章的页面来凑热闹，以后各章均有向前移位的现象。分析一下，整理者划分章节用的是笨办法—用反复回车的办法换页来实现章节划分的，因此才引出这么多麻烦。其实只要正确使用分页和分节的技术，问题就迎刃而解了。

    使用Word 2007或WPS Office2012的用户，只要选择“页面布局”选项卡，执行“分隔符→分页符”命令，或者按下快捷键组合“Ctrl＋Enter"。若使用Word 2003，只需执行“插入→分隔符→分页符”命令，插入一个分页符号，作为文章自动换页的标志。这样，如果以后对该文档作了任何编辑修改，无论增删多少内容，都不会发生后面的章节窜到前面章节页面的情况了。

    通过类似的方法，还可以进行分栏、自动换行、文章分节等特殊符号的插入。通过这些符号，我们的文档在排版打印时就能按规矩自动排版，不用再人为干预，如图3所示。

    【提示】分隔符号作为一种特殊的不可打印的格式标记，一般情况下不会显示在文档窗口中。我们可以根据需要让其显示出来：在Word2007编辑环境下，在选项卡一栏内的空白处单击鼠标右键，执行“自定义快速访问工具栏”命令，接着选择“显示。显示所有格式标记”命令并确定。仍在使用Word 2003的用户，通过执行“工具→选项→视图→格式标记”命令，匀选“全部”复选框。WPS 2012使用者直接点击“开始”选项卡页面下的“显示／隐藏编辑标记”按钮，就可以显示出文中所有的分隔符号格式标记。

    （3）版面竖排技巧
    有次下载了篇维修资料，由于其中涉及到竖排版式，文字排列顺序与Word默认的先左后右的方式有很大不同，整理者用反复按空格再结合回车的办法来实现段落的排版和对齐。这样就产生了竖向对齐的困难。实际上，Word中有现成的方便办法可以解决古文格式排版问题。

    第一种方法：用文字方向来设置竖排。以Word 2007为例，选中需要设置竖排的文字段落，然后点击右键，在弹出的菜单中选择“文字方向”命令，然后选择“文字方向”设置页面中文字方向样式中间的一种竖排方式，右侧出现竖排效果预览，如图4所示，我们可以看到类似于古书竖排的方式，点击“确定”按钮即可看到竖排效果。设置好竖排效果后，我们仍然可以像横排那样设置字体和行列等属性。

    第二种方法：用文本框来设定局部竖排。直接在版面文字上设置竖排效果，不利于调整竖排文字在版面中的位置。这时，我们可以借助于文字框来设置竖排效果。

    以WPS文字2013抢鲜版为例。依次选择“插入升文本框斗竖向文本框”，弹出空白文本框，将文字内容粘贴或录入到其中，竖排的效果马上就显示出来了。选中文本框，选择右键菜单中的“设置对象格式”，在弹出的“设置对象格式”窗口中切换到“文本框”选项卡，选中“允许文字随对象旋转”和“文字在自选图形中换行”，确定之后，通过文本框的旋转句柄，即可连同文本框和其中的文字实现任意角度旋转，如图5所示。将设置好的文本框移动到文章的任意位置，可实现竖排文字在整个文档中的版面灵活调整。